Performance Reports of A Project Activity

Dalam tulisan terdahulu, telah disampaikan bahwa aktivitas yang tercakup dalam suatu kegiatan project, harus dianalisa dengan detail dalam bentuk diskripsi yang idealnya memuat semua hal yang perlu dicakup di dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Dalam menganalisa suatu aktivitas dan sebagai bagian dari kegiatan project management, beberapa hal perlu untuk dipersiapkan sebagai bentuk pertanggung jawaban performance dari kegiatan project tersebut. Komponen pendukung tersebut mencakup:

1. Dasar Hukum: yang dapat berupa dasar hukum yang berlaku umum atau yang berlaku spesifik untuk suatu unit organisasi
2. Standard Operational Procedure (SOP)/Buku Pedoman: yang merupakan panduan/pedoman cara kerja baku pelaksanaan dan penyelesaian aktivitas project.
3. Perencanaan: yang merupakan dokumen penting untuk memberikan kerangka acuan kerja penyelesaian aktivitas baik dari sisi cakupan kerja, waktu, penanggung jawab, biaya, dan pendukung lain yang diperlukan.
4. Proses: yang merupakan bagian dari pertanggung jawaban terhadap SOP terkait bagaimana aktivitas tersebut dilaksanakan. Masing-masing proses secara umum akan memerlukan input dan output yang umumnya memerlukan bentuk fisik sebagai bukti kerjanya.
5. Laporan Progress: yang merupakan kegiatan yang membandingkan performance aktivitas antara perencanaan yang telah ditetapkan dan realisasi penyelesaian aktivitas.
6. Pengendali: yang merupakan kegiatan untuk mengendalikan progress maupun proses pelaksanaan aktivitas. Pengendali bisa dalam bentuk rapat pengendalian ataupun arahan/kebijakan dalam bentuk pengendalian resiko, kualitas, dan progress.
7. Output: yang merupakan hasil akhir dari pelaksanaan kegiatan.
8. Penyelesaian: yang merupakan penanda bahwa aktivitas sudah selesai dilaksanakan. Bentuk umum dari penyelesaian ini umumnya berupa Berita Acara Serah Terima (BAST) terhadap output hasil aktivitas project.
9. Laporan Kegiatan: yang merupakan bentuk laporan umum yang memberikan informasi pelaksanaan kegiatan, progress dari waktu ke waktu, penyimpangan SOP yang terjadi selama pelaksanaan pekerjaan, permasalahan dan solusi yang diambil selama pelaksanaan aktivitas, dan dokumentasi foto dari pelaksanaan aktivitas.
10. Catatan Capaian Kinerja Perorangan: sebagai pertanggung jawaban kinerja secara perorangan terhadap pelaksanaan aktivitas.
11. Catatan Capaian Kinerja Organisasi: sebagai pertanggung jawaban kinerja secara organisasi terhadap pelaksanaan aktivitas.&(

Laporan-laporan atau dokumentasi ini akan memberikan gambaran bagaimana aktivitas proyek yang dilaksanakan memenuhi unsur akuntabilitas. Dengan bentuk laporan dan dokumentasi ini, akuntabilitas tersebut bisa dilihat secara hitam di atas putih, bukan dari penjelasan verbal, yang sering dilakukan. Dengan penyediaan dokumentasi seperti ini, konsistensi antara apa yang dilaporkan dengan apa yang benar-benar dilaksanakan di lapangan bisa terpantau.

Hal lain yang menjadi keuntungan dengan adanya bentuk pelaporan dan dokumentasi ini adalah adanya kontinuitas efek serta pembelajaran yang berkelanjutan terhadap suatu kegiatan tertentu. Dengan tercatatnya permasalahan dan solusi, pengendalian resiko, kualitas, dan progress, segala bentuk persiapan untuk kegiatan yang sama di masa yang akan datang, sudah tersedia, tanpa harus menguras tenaga, pikiran, dan waktu yang lebih banyak.

Visits to Malaysia

Sudah beberapa kali berkunjung ke Malaysia, tetapi belum sempat menulis tentang tempat yang sudah dikunjungi tersebut. Kalau tidak salah ingat, sudah 3 (tiga) kali saya pergi ke Malaysia. Pertama saat melakukan kunjungan penelitian dalam rangka meninjau kegiatan penelitian mahasiswa Perancis di Help University dan juga dalam kaitan dengan proyek penelitian yang dilaksanakan dalam sebuah projek yang dinamakan Expedo. Yang kedua, adalah dalam rangka kunjungan kerja rombongan ke Malaysia dan Singapore. Dan yang ketiga, dalam rangka mengantar mahasiswa dual degree yang akan wisuda Bachelor of Information Technology di Help University, Malaysia.

Kesan yang saya dapat terkait kunjungan saya ke Malaysia, adalah pertama, kegiatan penelitian di tingkat universitas di Malaysia sudah demikian maju, dan bisa bersaing dengan penelitian tingkat internasional dari universitas dan lembaga penelitian di negara maju. Tempat-tempat nongkrong dan tempat wisatanya juga sudah ditata dengan baik, sehingga ada kesan modernnya, dimana tempat-tempat tersebut sudah ditata sedemikian rupa sehingga pengunjung mempunyai kesempatan untuk melihat berbagai macam atraksi selama masa kunjungan mereka.

Beberapa tempat wisata yang sempat saya kunjungi selama berada di Malaysia antara lain Petronas Twin Tower, Genting Highland, Batu Cave, Universitas Lim Kok Wing, Pusat Pemerintahan Putra Jaya, dan beberapa tempat lainnya. Berikut adalah gambar yang sempat saya ambil, yang mungkin bisa menggambarkan kemajuan pariwisata Malaysia saat ini.

Tenganan – The Bali Aga Village

Tenganan merupakan salah satu desa asli Bali (Bali Aga) yang masih mempertahankan pola hidup dan budaya asli yang pernah ada. Tenganan terletak di kabupaten Karangasem. Letaknya berdekatan dengan daerah Candidasa. Tempat tinggal di desa tenganan masih ditata dengan pola lama, dan saling berdampingan satu dengan yang lainnya. Halaman depan rumah merupakan sebuah lapangan yang luas yang dipakai bersama-sama oleh penduduk desa tenganan dalam melakukan kegiatan upacara desa yang dilakukan secara bersama-sama.

Tenganan mempunyai keunikan karya seni berupa tulisan di atas lontar dan kain ndek gringsing tenganan yang mempunyai ciri khas dan sudah banyak difabrikasi di luar desa tenganan.

Dalam suatu kesempatan kami sekeluarga sempat untuk berkunjung ke sana untuk melihat keadaan desa tenganan, dan berikut ada foto-foto yang kami ambil saat berkunjung ke sana.

Direction: Untuk mencapai Desa Tenganan Karangasem, anda perlu untuk keluar kota Denpasar melalui jalan By Pass Ida Bagus Mantra terus ke arah timur mengikuti jalan besar melewati Padangbai. Sebelum sampai di Candidasa, ada jalan belok ke kiri dari jalan besar. Letak Desa Tenganan Karangasem dapat dilihat di peta pada nomor 19.