Performance Reports of A Project Activity

21 04 2016

Dalam tulisan terdahulu, telah disampaikan bahwa aktivitas yang tercakup dalam suatu kegiatan project, harus dianalisa dengan detail dalam bentuk diskripsi yang idealnya memuat semua hal yang perlu dicakup di dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Dalam menganalisa suatu aktivitas dan sebagai bagian dari kegiatan project management, beberapa hal perlu untuk dipersiapkan sebagai bentuk pertanggung jawaban performance dari kegiatan project tersebut. Komponen pendukung tersebut mencakup:

  1. Dasar Hukum: yang dapat berupa dasar hukum yang berlaku umum atau yang berlaku spesifik untuk suatu unit organisasi
  2. Standard Operational Procedure (SOP)/Buku Pedoman: yang merupakan panduan/pedoman cara kerja baku pelaksanaan dan penyelesaian aktivitas project.
  3. Perencanaan: yang merupakan dokumen penting untuk memberikan kerangka acuan kerja penyelesaian aktivitas baik dari sisi cakupan kerja, waktu, penanggung jawab, biaya, dan pendukung lain yang diperlukan.
  4. Proses: yang merupakan bagian dari pertanggung jawaban terhadap SOP terkait bagaimana aktivitas tersebut dilaksanakan. Masing-masing proses secara umum akan memerlukan input dan output yang umumnya memerlukan bentuk fisik sebagai bukti kerjanya.
  5. Laporan Progress: yang merupakan kegiatan yang membandingkan performance aktivitas antara perencanaan yang telah ditetapkan dan realisasi penyelesaian aktivitas.
  6. Pengendali: yang merupakan kegiatan untuk mengendalikan progress maupun proses pelaksanaan aktivitas. Pengendali bisa dalam bentuk rapat pengendalian ataupun arahan/kebijakan dalam bentuk pengendalian resiko, kualitas, dan progress.
  7. Output: yang merupakan hasil akhir dari pelaksanaan kegiatan.
  8. Penyelesaian: yang merupakan penanda bahwa aktivitas sudah selesai dilaksanakan. Bentuk umum dari penyelesaian ini umumnya berupa Berita Acara Serah Terima (BAST) terhadap output hasil aktivitas project.
  9. Laporan Kegiatan: yang merupakan bentuk laporan umum yang memberikan informasi pelaksanaan kegiatan, progress dari waktu ke waktu, penyimpangan SOP yang terjadi selama pelaksanaan pekerjaan, permasalahan dan solusi yang diambil selama pelaksanaan aktivitas, dan dokumentasi foto dari pelaksanaan aktivitas.
  10. Catatan Capaian Kinerja Perorangan: sebagai pertanggung jawaban kinerja secara perorangan terhadap pelaksanaan aktivitas.
  11. Catatan Capaian Kinerja Organisasi: sebagai pertanggung jawaban kinerja secara organisasi terhadap pelaksanaan aktivitas.&(

Laporan-laporan atau dokumentasi ini akan memberikan gambaran bagaimana aktivitas proyek yang dilaksanakan memenuhi unsur akuntabilitas. Dengan bentuk laporan dan dokumentasi ini, akuntabilitas tersebut bisa dilihat secara hitam di atas putih, bukan dari penjelasan verbal, yang sering dilakukan. Dengan penyediaan dokumentasi seperti ini, konsistensi antara apa yang dilaporkan dengan apa yang benar-benar dilaksanakan di lapangan bisa terpantau.

Hal lain yang menjadi keuntungan dengan adanya bentuk pelaporan dan dokumentasi ini adalah adanya kontinuitas efek serta pembelajaran yang berkelanjutan terhadap suatu kegiatan tertentu. Dengan tercatatnya permasalahan dan solusi, pengendalian resiko, kualitas, dan progress, segala bentuk persiapan untuk kegiatan yang sama di masa yang akan datang, sudah tersedia, tanpa harus menguras tenaga, pikiran, dan waktu yang lebih banyak.

Advertisements




An Introduction to Project Management

13 03 2015

Project Management merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memastikan bahwa project yang ditangani bisa diselesaikan sesuai dengan yang diharapkan. Project Management yang baik akan mempunyai kemungkinan yang lebih besar untuk membuat suatu project berhasil dibandingkan dengan project management yang kurang teratur, apalagi yang tidak memiliki pola project management sama sekali.

Project management mempunyai beberapa aspek yang menjadi perhatian termasuk di dalamnya adalah cakupan, waktu, biaya, dan kualitas dari project yang sedang dikerjakan. Beberapa aspek lain yang bisa dikatakan sebagai aspek pendukung juga perlu mendapat perhatian yang khusus termasuk sumber daya manusia, komunikasi, resiko, dan pengadaan barang dan jasa. Untuk mengatakan bahwa suatu project sudah melalui proses project management yang bagus, ke-delapan aspek tersebut harus mendapat perhatian dan perencanaan untuk masing-masing aspek perlu untuk dilakukan secara menyeluruh.

Aspek cakupan yang merupakan aspek utama dalam pelaksanaan suatu project akan berisikan aktivitas yang perlu dilaksanakan untuk bisa menyelesaikan keseluruhan project. Untuk masing-masing aktivitas perlu untuk diset waktu yang diperlukan, biaya yang harus disediakan, dan kualitas yang akan dicapai. Ketiga aspek ini, perlu untuk diset per aktivitas yang didefinisikan sebagai bagian dari penyelesaian projek. Adapun aspek pendukung diperlukan untuk memastikan bahwa setiap aktivitas berjalan dengan baik. Mekanisme pengaturan SDM, pola komunikasi, manajemen resiko, dan pengadaan barang serta jasa, tidak perlu untuk diset per aktivitas, tetapi perlu untuk disediakan skemanya sehingga seluruh aktivitas bisa berjalan dengan lebih lancar.

Beberapa catatan yang perlu untuk mendapat perhatian dalam penentuan waktu, biaya, dan kualitas, adalah bahwa analisa mendalam perlu dilaksanakan untuk setiap aspek. Tips untuk melakukan analisa mendalam misalnya dengan mendeskripsikan setiap aktivitas dengan rinci sebelum menentukan keperluan waktu dan biaya. Sedangkan aspek kualitas perlu untuk memperhatikan output apa yang dihasilkan dalam setiap aktivitas sehingga dimensi kualitas untuk setiap output yang dikeluarkan bisa didefinisikan.

Sedangkan untuk aspek pendukung, berbagai skema perlu untuk disiapkan sehingga seluruh aspek pendukung bisa tersedia dengan optimal pada saat diperlukan.





Rules Vs Policies

1 06 2014

The main purpose we work everyday is to get salary to support our live as well as our family live. But, sometimes because of the situation, we often lost our grip and put too much attention to a condition involving human relationship as well the money involved in the process of finishing our work. To that, in order to avoid putting too much attention to people relationship or the money involved, a number of rules are setup.

Based on that, rules are meant to be used for avoiding conflict between people in a workplace. Rules are also meant to be used to make us understand what we have to do for our work. Furthermore, rules are meant to be used to say what is right and what is wrong during the process of finishing our work.

However, is a workplace working based only on rules?

If so, working place will be a heaven place to be. A couple of things can be working against rules. The number one thing that can work against rule is the policy (leader’s policy). Policy made often overrules the existing rules. For some, even the number of policies made amount to a number which can create confusion among workers, including confusion about the work to be finished, confusion which to be done and which to be left for others to do. With a policy, we also sometimes have to knowingly leave people to finish their work with incorrect procedures.

We knew that the one task of a leader is to make policies. But, how far a leader has to deliver this responsibility. One thing for sure, we want to keep the working balance in our workplace. From what I understand, if there are rules, then we have to follow. If there is no rule and a decision has to be made, then there is a responsibility for a leader to produce a policy. I can also say here that, if a leader produces too many policies even for the simplest matters, then he/she, can be said, is not anymore a LEADER or failed to be a LEADER, and he/she at the end only performs as a very common BOSS. A BOSS (red: a bad leader), even, sometimes, cannot recognize whether he/she is about to setup a policy or a general rule. At least, that is my current point of view for this matter.

So, are you a good LEADER or a good BOSS?





My Version of Simple Life

16 02 2011

Hidup adalah sesuatu teka-teki yang terkadang mudah mencari jawabnya, tetapi juga terkadang susah mencari jawabnya. Tetapi di balik teka-teki kehidupan itu, saya mempunyai versi saya tersendiri kalau terkait tentang hidup. Dalam versi saya, hidup adalah keluarga, hidup adalah bekerja, dan hidup adalah memberi. Mungkin orang lain mempunyai versi yang berbeda, tetapi saat ini tiga hal inilah yang sering muncul dalam pikiran saya terkait makna hidup.

Dalam pemikiran saya, keluarga merupakan sesuatu yang terpenting dalam hidup seseorang. Keluargalah yang akan mengisi sebagian besar waktu dan pemikiran yang muncul dalam hidup. Keluargalah yang akan siap mendukung apabila terjadi permasalahan dalam kehidupan kita. Tanpa keluarga, rasanya kita akan terus berusaha mencari siapa yang akan kita ajak untuk melakukan hal-hal yang kita inginkan atau share apa yang telah kita capai. Dan keluarga akan selalu mendukung kita tanpa pamrih. Tidak ada sepeser imbalan yang diharapkan, untuk membantu keluarga yang dimiliki.

Bekerja adalah bagian utama dari hidup. Tanpa melakukan pekerjaan, rasanya waktu yang diberikan oleh Tuhan kepada kita akan tersia-siakan dan akan terasa kehampaan apabila tidak ada aktivitas yang dilakukan dalam hidup. Bekerja tidak serta merta terkait dengan uang yang dihasilkan. Banyak juga pekerjaan yang tidak selalu terkait dengan uang, seperti pekerjaan sosial dan keagamaan. Tetapi apapun itu, hidup tanpa bekerja rasanya akan memunculkan kehampaan dalam hidup kita.

Memberi adalah sesuatu yang sangat penting dalam konsep hidup versi saya. Sepanjang waktu memungkinkan, sepanjang dana tersedia untuk itu, sepanjang kesehatan yang memungkinkan, saya akan selalu berusaha untuk selalu memberi. Pengetahuan, bantuan tenaga, dan dana, apapun itu, saya rasa adalah sesuatu yang dititipkan Tuhan kepada kita untuk kita bisa share kepada orang yang membutuhkan.

Kira-kira begitulah Simple Life versi yang saya yakini saat ini.





Thoughtful Life

4 10 2010

Thoughtful life kalau diartikan ke dalam Bahasa Indonesia adalah hidup yang penuh pemikiran. Hidup yang penuh pemikiran (thoughtful life) menurut saya merefer pada hidup yang penuh dengan pemikiran-pemikiran yang ideal dalam merencanakan apa yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang sebelum kegiatan-kegiatan tersebut benar-benar terjadi. Hidup yang penuh pemikiran (thoughtful life) kalau dilihat ke dalam lagi mungkin mempunyai beberapa turunan arti yang terkait seperti: terencana, sempurna, kaku, membantu, merepotkan, memusingkan, melelahkan.

TERENCANA: semua kegiatan yang akan dilaksanakan akan dilakukan dengan membuat rencana terlebih dahulu, walaupun mungkin rencana itu tidak tertuliskan, tetapi dalam setiap kegiatan pasti akan ada pertanyaan, bagaimana kita akan melakukan kegiatan itu, sebelum kegiatan itu benar-benar sudah waktunya untuk dilaksanakan.

SEMPURNA: kesempurnaan biasanya akan muncul dalam hidup yang penuh pemikiran. Semua yang direncanakan pasti sudah memikirkan aspek baik buruk yang mungkin terjadi, walaupun nantinya pada realitasnya kegiatan tidak akan berlangsung semuanya sesuai rencana, tetapi secara garis besar, kesempurnaan kegiatan akan bisa dicapai.

KAKU: rencana yang ada terkadang membuat suatu kegiatan menjadi terkungkung pada hal-hal tertentu saja, dan dari keadaan tersebut, hidup yang penuh pemikiran umumnya mengesankan kekakuan dalam menjalani aktivitas.

MEMBANTU: rencana dan pemikiran yang sudah tertuang, akan sangat membantu banyak orang dalam melakukan apa yang seharusnya dilakukan dalam menyelesaikan kegiatan. Semua orang tidak akan saling tanya apa yang harus dilakukan, atau siapa yang seharusnya menyelesaikan permasalahan yang ada.

MEREPOTKAN: bagi sebagian orang hidup dengan penuh pemikiran adalah sesuatu yang merepotkan. Karena di Indonesia, kelihatannya banyak orang yang senang untuk hidup lebih santai. Poin yang bagus sebenarnya, asal tidak keterlaluan. Santai, tapi terencana juga suatu konsep yang bagus.

MEMUSINGKAN: membuat rencana artinya kita harus memeras otak terhadap hal-hal yang belum terjadi. Hal ini tentu akan cukup memusingkan apabila kita tidak terbiasa dengan itu. Tetapi pusing di awal, akan jauh lebih bagus daripada pusing di akhir. Tetapi ada juga yang mengatakan kalau kegiatan bisa selesai tanpa pusing di awal dan di akhir, kenapa harus dari awal untuk berpusing-pusing. Ya, itu benar. Tetapi umumnya akan selalu ada pusing di akhir, kalau kita tidak berpusing ria di awal dalam melakukan perencanaan.

MELELAHKAN: membuat rencana adalah suatu yang cukup melelahkan, apalagi orang-orang di sekitar kita tidak mendukung dalam melakukan perencanaan dan dalam menjalankan/mengeksekusi perencanaan tersebut. Akan sangat-sangat melelahkan.

Beberapa konotasi dari hidup yang penuh pemikiran (thoughtful life) memang ada positif ada negatifnya. Dari pengamatan saya selama ini, kalau kita hidup di Indonesia, mempunyai hidup yang penuh pemikiran (thoughtful life) akan sangat cukup melelahkan, karena yang bisa saya lihat, kebanyakan masyarakat umum di Indonesia, menyerahkan hidup begitu saja pada waktu dan berpikir pada saat kejadian tersebut benar-benar terjadi. Sangat jarang yang mungkin bertanya ‘kenapa’ dan ‘bagaimana’ dalam menentukan langkah yang diambil. Konsep ‘Asal Bapak Senang (ABS)’ dalam menjalani kegiatan baik di kantor, ataupun organisasi kemasyarakatan yang masih sangat kental sekali, merupakan salah satu contoh kenapa Thoughtful Life tidak begitu bisa diterapkan di Indonesia.

Thoughtful life mungkin banyak kaitannya juga dengan knowledge base society, yang sekarang ini banyak diterapkan di negara-negara maju dan negara-negara yang menuju ke sana. Konsep melayani orang lain atau providing services to people saya rasa juga berawal dari konsep thoughtful life ini. Bagaimana memikirkan orang lain agar mereka juga bisa berbahagia. Kalau kita bisa saling memikirkan orang lain, dan tidak hanya memikirkan diri sendiri, tentu juga hidup di dunia ini akan sangat indah dan menyenangkan.

Ini hanya sekedar pemikiran dari kaca mata saya, mudah-mudahan bermanfaat.





Registrasi Penduduk Online Part 6

18 09 2009

Sudah beberapa hal saya post-kan terkait dengan perlunya suatu Sistem Registrasi Online dan bahaya-bahaya yang mungkin muncul kalau sistem ini tidak secepatnya dikembangkan. Berikut ini ada satu hal lagi, bahaya yang bisa dihindari apabila sistem registrasi online ini diterapkan.

Beberapa pemasalahan keuangan seperti pencucian uang, pembelian barang-barang berharga seperti mobil, tanah, rumah dan lain-lain dalam jumlah besar, penggelapan pajak merupakan kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan keuangan yang bersifat fatal yang sangat menggerogoti keuangan negara. Beberapa oknum yang melakukan kejahatan di bidang keuangan, mungkin akan dapat melakukan hal-hal yang tidak diinginkan dengan mendaftarkan dirinya dalam beberapa KTP yang berbeda-beda, sehingga kegiatan-kegiatan mereka yang menyalahi aturan negara, dapat mereka sembunyikan.

Saya hanya berpikir, kalau saja registrasi penduduk online ini tersedia, tentunya kegiatan-kegiatan kejahatan yang berhubungan dengan keuangan akan dapat dihindari. Satu KTP akan dapat melacak semua kegiatan sekaligus termasuk pajak, penyalah gunaan keuangan seperti pencucian uang dan lain-lain. Kepemilikan terhadap tanah, barang berharga, mobil dan lain-lain akan bisa dideteksi. Kemudian kepemilikan usaha juga akan bisa dipantau. Hal-hal seperti ini sangat-sangat terkait dengan bagaimana keuangan negara itu bisa dimanfaatkan sebesar-besarnya untuk kemakmuran rakyat. Sungguh, registrasi penduduk online ini, bukan lagi hanya sekedar mencatat data penduduk, tapi bisa dimanfaatkan hampir ke seluruh aspek kehidupan masyarakat dan kegiatan pelaksanaan kepemerintahan, serta menjaga agar berbagai kejahatan yang sengaja dilakukan dengan memanfaatkan kecarut marutan registrasi penduduk dapat dihindarkan.

Registrasi Penduduk Online is a must, certainly.

Tulisan-tulisan terkait sistem registrasi online ini dapat dilihat pada link Registrasi Penduduk Online Part 1, Registrasi Penduduk Online Part 2, Registrasi Penduduk Online Part 3, Registrasi Penduduk Online Part 4, dan Registrasi Penduduk Online Part 5.





Registrasi Penduduk Online Part 5

14 04 2009

Pemilu Legislatif sudah berakhir. Tapi permasalahan pemilu belum berakhir. Salah satu yang menjadi masalah besar adalah Daftar Pemilih Tetap (DPT).

Sungguh, Komisi Pemilihan Umum (KPU) terlalu menggampangkan permasalahan. Melihat bahwa registrasi penduduk yang dilaksanakan oleh Dinas Kependudukan tidak pernah benar, Sensus Penduduk yang dilaksanakan oleh Badan Pusat Statistik juga masih mengandung error, tetapi KPU seolah-olah menutup mata dan menyerahkan pemutakhiran DPT kepada aparat desa begitu saja, tanpa melakukan pemantauan, pengawasan dan sosialisasi yang memadai. Hasilnya ya beginilah, kalau errornya dihitung jumlah penduduk yang mempunyai hak pilih tapi tidak terdaftar mungkin bisa mencapai 50%.

Saya contohkan di keluarga saya, dari 5 anggota keluarga yang mempunyai hak memilih, hanya 2 orang yang muncul di DPT. Kalau semua anggota keluarga saya tidak muncul sama sekali sih masih bisa dimengerti, bahwa kemungkinan besar keluarga saya belum pernah dikunjungi untuk didaftar, tetapi ini hanya sebagian saja yang muncul. Yang menjadi pertanyaan, bagaimana mekanisme mereka memunculkan dan menghapus nama-nama yang ada. Kalau orang yang tadinya terdaftar, tentu saja mereka akan yakin akan tetap terdaftar, sebelum mereka melaporkan bahwa mereka pindah rumah atau wafat.

Sebenarnya ulasan mengenai hal ini sudah saya sempat tulis juga, dimana tulisan itu saya kaitkan dengan Registrasi Penduduk Online. Tulisan tersebut bisa dibaca di Registrasi Penduduk Online Part 2, yang sebenarnya sudah saya tulis setahun yang lalu.

Selain permasalahan Pemilu tersebut, ada beberapa hal juga yang terkait dengan keberadaan Registrasi Penduduk Online. Salah satu hal yang mungkin terpengaruh juga dengan tidak adanya Registrasi Penduduk Online ini adalah masalah keamanan. Saya hanya terpikir sewaktu terjadi bom Bali. Kalau saja waktu itu, registrasi online itu sudah ada, tentu saja melacak orang-orang yang mempunyai niat tidak baik, misalnya orang-orang yang sering menyamarkan nama untuk keperluan yang tidak baik khususnya dalam bidang keamanan akan bisa dilaksanakan dengan mudah. Keperluan untuk membeli kamera CCTV untuk memantau kegiatan orang-orang yang mencurigakan, akan bisa digantikan dengan melakukan pemantauan menggunakan fasilitas dan hal-hal yang sudah disediakan di Registrasi Penduduk Online ini.

Kalau ingin melihat tulisan saya yang lain tentang Registrasi Penduduk Online dan masalah serta akibat yang ditimbulkan kalau sistem tersebut tidak segera dibuat, bisa membuka di link Registrasi Penduduk Online Part 1, Registrasi Penduduk Online Part 3, dan Registrasi Penduduk Part 4.