Performance Reports of A Project Activity

21 04 2016

Dalam tulisan terdahulu, telah disampaikan bahwa aktivitas yang tercakup dalam suatu kegiatan project, harus dianalisa dengan detail dalam bentuk diskripsi yang idealnya memuat semua hal yang perlu dicakup di dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Dalam menganalisa suatu aktivitas dan sebagai bagian dari kegiatan project management, beberapa hal perlu untuk dipersiapkan sebagai bentuk pertanggung jawaban performance dari kegiatan project tersebut. Komponen pendukung tersebut mencakup:

  1. Dasar Hukum: yang dapat berupa dasar hukum yang berlaku umum atau yang berlaku spesifik untuk suatu unit organisasi
  2. Standard Operational Procedure (SOP)/Buku Pedoman: yang merupakan panduan/pedoman cara kerja baku pelaksanaan dan penyelesaian aktivitas project.
  3. Perencanaan: yang merupakan dokumen penting untuk memberikan kerangka acuan kerja penyelesaian aktivitas baik dari sisi cakupan kerja, waktu, penanggung jawab, biaya, dan pendukung lain yang diperlukan.
  4. Proses: yang merupakan bagian dari pertanggung jawaban terhadap SOP terkait bagaimana aktivitas tersebut dilaksanakan. Masing-masing proses secara umum akan memerlukan input dan output yang umumnya memerlukan bentuk fisik sebagai bukti kerjanya.
  5. Laporan Progress: yang merupakan kegiatan yang membandingkan performance aktivitas antara perencanaan yang telah ditetapkan dan realisasi penyelesaian aktivitas.
  6. Pengendali: yang merupakan kegiatan untuk mengendalikan progress maupun proses pelaksanaan aktivitas. Pengendali bisa dalam bentuk rapat pengendalian ataupun arahan/kebijakan dalam bentuk pengendalian resiko, kualitas, dan progress.
  7. Output: yang merupakan hasil akhir dari pelaksanaan kegiatan.
  8. Penyelesaian: yang merupakan penanda bahwa aktivitas sudah selesai dilaksanakan. Bentuk umum dari penyelesaian ini umumnya berupa Berita Acara Serah Terima (BAST) terhadap output hasil aktivitas project.
  9. Laporan Kegiatan: yang merupakan bentuk laporan umum yang memberikan informasi pelaksanaan kegiatan, progress dari waktu ke waktu, penyimpangan SOP yang terjadi selama pelaksanaan pekerjaan, permasalahan dan solusi yang diambil selama pelaksanaan aktivitas, dan dokumentasi foto dari pelaksanaan aktivitas.
  10. Catatan Capaian Kinerja Perorangan: sebagai pertanggung jawaban kinerja secara perorangan terhadap pelaksanaan aktivitas.
  11. Catatan Capaian Kinerja Organisasi: sebagai pertanggung jawaban kinerja secara organisasi terhadap pelaksanaan aktivitas.&(

Laporan-laporan atau dokumentasi ini akan memberikan gambaran bagaimana aktivitas proyek yang dilaksanakan memenuhi unsur akuntabilitas. Dengan bentuk laporan dan dokumentasi ini, akuntabilitas tersebut bisa dilihat secara hitam di atas putih, bukan dari penjelasan verbal, yang sering dilakukan. Dengan penyediaan dokumentasi seperti ini, konsistensi antara apa yang dilaporkan dengan apa yang benar-benar dilaksanakan di lapangan bisa terpantau.

Hal lain yang menjadi keuntungan dengan adanya bentuk pelaporan dan dokumentasi ini adalah adanya kontinuitas efek serta pembelajaran yang berkelanjutan terhadap suatu kegiatan tertentu. Dengan tercatatnya permasalahan dan solusi, pengendalian resiko, kualitas, dan progress, segala bentuk persiapan untuk kegiatan yang sama di masa yang akan datang, sudah tersedia, tanpa harus menguras tenaga, pikiran, dan waktu yang lebih banyak.

Advertisements




An Introduction to Project Management

13 03 2015

Project Management merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memastikan bahwa project yang ditangani bisa diselesaikan sesuai dengan yang diharapkan. Project Management yang baik akan mempunyai kemungkinan yang lebih besar untuk membuat suatu project berhasil dibandingkan dengan project management yang kurang teratur, apalagi yang tidak memiliki pola project management sama sekali.

Project management mempunyai beberapa aspek yang menjadi perhatian termasuk di dalamnya adalah cakupan, waktu, biaya, dan kualitas dari project yang sedang dikerjakan. Beberapa aspek lain yang bisa dikatakan sebagai aspek pendukung juga perlu mendapat perhatian yang khusus termasuk sumber daya manusia, komunikasi, resiko, dan pengadaan barang dan jasa. Untuk mengatakan bahwa suatu project sudah melalui proses project management yang bagus, ke-delapan aspek tersebut harus mendapat perhatian dan perencanaan untuk masing-masing aspek perlu untuk dilakukan secara menyeluruh.

Aspek cakupan yang merupakan aspek utama dalam pelaksanaan suatu project akan berisikan aktivitas yang perlu dilaksanakan untuk bisa menyelesaikan keseluruhan project. Untuk masing-masing aktivitas perlu untuk diset waktu yang diperlukan, biaya yang harus disediakan, dan kualitas yang akan dicapai. Ketiga aspek ini, perlu untuk diset per aktivitas yang didefinisikan sebagai bagian dari penyelesaian projek. Adapun aspek pendukung diperlukan untuk memastikan bahwa setiap aktivitas berjalan dengan baik. Mekanisme pengaturan SDM, pola komunikasi, manajemen resiko, dan pengadaan barang serta jasa, tidak perlu untuk diset per aktivitas, tetapi perlu untuk disediakan skemanya sehingga seluruh aktivitas bisa berjalan dengan lebih lancar.

Beberapa catatan yang perlu untuk mendapat perhatian dalam penentuan waktu, biaya, dan kualitas, adalah bahwa analisa mendalam perlu dilaksanakan untuk setiap aspek. Tips untuk melakukan analisa mendalam misalnya dengan mendeskripsikan setiap aktivitas dengan rinci sebelum menentukan keperluan waktu dan biaya. Sedangkan aspek kualitas perlu untuk memperhatikan output apa yang dihasilkan dalam setiap aktivitas sehingga dimensi kualitas untuk setiap output yang dikeluarkan bisa didefinisikan.

Sedangkan untuk aspek pendukung, berbagai skema perlu untuk disiapkan sehingga seluruh aspek pendukung bisa tersedia dengan optimal pada saat diperlukan.





2014 Montpellier Internship

23 08 2014

This year, there are two internships from Polytech of Montpellier, France: Adrien Claudin and Florian Guihard. They are working on a template project for a web system which includes a generic user administration module, a data maintenance module, a data warehouse module, and data mining modules implementing two data mining methods: naive bayes and k-means algorithm. They are staying in Bali for three months (June 2nd – August 28th, 2014).

Today (August 23rd, 2014), they presented their work in front of students and lecturers, in conjunction to a final project presentation by Forth year student group at Stikom Bali’s Dual Degree program. The project went well, despite of new technologies that they have to implement. The user administration module is a generic module to administrate users of the systems. The data warehouse module is also new to them, and they make to the end an analysis of user activity data warehouse systems. For the data mining module, they manage to implement two methods out of three methods I have asked them in the beginning. All applications are implemented using the Java EE with the Model View Controller (MVC) concept as well as Data Access Object (DAO) design pattern. They also implemented the JFreeChart library for graph display and the WEKA library for implementing the naive Bayes data mining method. The whole project is intended to become a system template for students who will be taking web application, data warehouse, and data mining subjects, so they do not have to build a system from scratch for the sake of learning Data Warehouse or Data Mining alone.

This year. the result of the internship is very good, and very useful for the next teaching as well as the next internship program.

Despite of the hard working, the two internships have also enjoyed to stay in Bali. They have played the things that they have planned such as kite surfing and diving. Hope they will have a lot of memories and experiences while staying in Bali both in terms of the Balinese culture and the technology learning.

This is a picture taken at the end of their presentation time. Form the left: Adrien Claudine, Me, Nico Bruhne (Forth Year Stikom Bali’s Dual Degree Program), Florian Guihard, Putu Sri Sasmitha Dewi (Forth Year Stikom Bali’s Dual Degree Program), and Klinton Putra B.B.M. (Forth Year Stikom Bali’s Dual Degree Program).
2004 France Internship





Rules Vs Policies

1 06 2014

The main purpose we work everyday is to get salary to support our live as well as our family live. But, sometimes because of the situation, we often lost our grip and put too much attention to a condition involving human relationship as well the money involved in the process of finishing our work. To that, in order to avoid putting too much attention to people relationship or the money involved, a number of rules are setup.

Based on that, rules are meant to be used for avoiding conflict between people in a workplace. Rules are also meant to be used to make us understand what we have to do for our work. Furthermore, rules are meant to be used to say what is right and what is wrong during the process of finishing our work.

However, is a workplace working based only on rules?

If so, working place will be a heaven place to be. A couple of things can be working against rules. The number one thing that can work against rule is the policy (leader’s policy). Policy made often overrules the existing rules. For some, even the number of policies made amount to a number which can create confusion among workers, including confusion about the work to be finished, confusion which to be done and which to be left for others to do. With a policy, we also sometimes have to knowingly leave people to finish their work with incorrect procedures.

We knew that the one task of a leader is to make policies. But, how far a leader has to deliver this responsibility. One thing for sure, we want to keep the working balance in our workplace. From what I understand, if there are rules, then we have to follow. If there is no rule and a decision has to be made, then there is a responsibility for a leader to produce a policy. I can also say here that, if a leader produces too many policies even for the simplest matters, then he/she, can be said, is not anymore a LEADER or failed to be a LEADER, and he/she at the end only performs as a very common BOSS. A BOSS (red: a bad leader), even, sometimes, cannot recognize whether he/she is about to setup a policy or a general rule. At least, that is my current point of view for this matter.

So, are you a good LEADER or a good BOSS?





Activity Diagram

10 01 2012

Activity Diagram is one diagram used to model a system in the Unified Modelling Language. Activity Diagram is used to draw the activity existing in a system, connecting, splitting, or merging the sequence of tasks involved.

A simple example of an Activity Diagram of an activity in a library (activity of borrowing a book) is as follows. The activity is started by a member bringing his/her member card and gives it to a librarian. The librarian then checks the member card, and checks the book to be borrowed. If the book is available, then the librarian gives the book to the member, then the activity stops. If the book is unavailable, then the activity stops.

Activity Diagram

In some cases of activities, a number of additional steps can occur within the activity including splitting direction of tasks into two or more paths, or merging two or more paths into a consequence task. In such a case, the following symbols need to be referred, so that all existing steps can be drawn into a comprehensive diagram.

Simbol Activity Diagram





Developing a System

7 12 2011

Developing a system is not an easy thing. There are lots of things involved. Starting from the knowledge of Sumber Daya Manusia (SDM), mentality of SDM, communication skill, coordination, leadership, commitment, and discipline. Leadership is an important starting point in developing and implementing a system. However, if the leader of the organisation has no time or intention in doing so, a system can only be developed in the form of a subsystem that can only be applied to a certain part of an organisation.

Knowledge of System Development

Knowledge of SDM is something that can be a wheel for the success of developing a system. Luckily, the background knowledge has sometimes been ready and available, so in terms of finding the basic needed for the system, will not be a difficult thing. However, working with only one person will be an absurd thing. That way, the help of staffs in the development process is needed. The smoothness of this process really depends on the readiness of knowledge of each SDM involved.

The main difficulty of this process is that the SDM is not really ready in projecting the existing  task into a comprehensive systems. The person that will be given the task to develop the blueprint of the system, needs to have a certain level of knowledge in system development. This in particular needs time to achieve, since staffs has no enough time for learning, and learning is the last thing to do, way after all existing tasks finalised. But, once this is ready, than the process of developing a system will be on the go.

In particular, system development is suited for people with a background of IT (Information Systems). In such study, there are a number of subjects thought in relation to the system development, including Information Systems Analysis, Object Oriented Modelling, Unified Modelling Language, Algorithm, and some other related subjects. It is a benefit, if one that will be appointed as the person in charge for the system development, learns about these subjects first.

Other topics on System Development: Knowledge, Mentality, Leadership, Commitment, Coordination, Discipline, and Communication Skill





Update KNS&I2011

22 11 2011

Pelaksanaan Konferensi Nasional Sistem dan Informatika 2011 (KNS&I2011) sudah selesai. Untuk pelaksanaan kali ini, saya tidak begitu banyak terlibat, karena harus mengikuti meeting di Jakarta dan Bandung. Pekerjaan sudah diserahkan untuk dihandle pegawai lain, dan kelihatannya pelaksanaan berjalan cukup lancar.

Makalah yang diterbitkan dalam KNS&I2011 adalah yang terbanyak dari segi jumlah sejak pelaksanaannya tahun 2006. Sungguh prestasi yang mengagumkan. Mudah-mudahan konferensi ini dapat lebih maju dan semarak lagi di tahun yang ke depan.

Bagi yang ingin mendapatkan makalah yang diterbitkan dalam KNS&I2011 ini dapat mengaksesnya melalui halaman KNS&I di blog ini.