Performance Reports of A Project Activity

21 04 2016

Dalam tulisan terdahulu, telah disampaikan bahwa aktivitas yang tercakup dalam suatu kegiatan project, harus dianalisa dengan detail dalam bentuk diskripsi yang idealnya memuat semua hal yang perlu dicakup di dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Dalam menganalisa suatu aktivitas dan sebagai bagian dari kegiatan project management, beberapa hal perlu untuk dipersiapkan sebagai bentuk pertanggung jawaban performance dari kegiatan project tersebut. Komponen pendukung tersebut mencakup:

  1. Dasar Hukum: yang dapat berupa dasar hukum yang berlaku umum atau yang berlaku spesifik untuk suatu unit organisasi
  2. Standard Operational Procedure (SOP)/Buku Pedoman: yang merupakan panduan/pedoman cara kerja baku pelaksanaan dan penyelesaian aktivitas project.
  3. Perencanaan: yang merupakan dokumen penting untuk memberikan kerangka acuan kerja penyelesaian aktivitas baik dari sisi cakupan kerja, waktu, penanggung jawab, biaya, dan pendukung lain yang diperlukan.
  4. Proses: yang merupakan bagian dari pertanggung jawaban terhadap SOP terkait bagaimana aktivitas tersebut dilaksanakan. Masing-masing proses secara umum akan memerlukan input dan output yang umumnya memerlukan bentuk fisik sebagai bukti kerjanya.
  5. Laporan Progress: yang merupakan kegiatan yang membandingkan performance aktivitas antara perencanaan yang telah ditetapkan dan realisasi penyelesaian aktivitas.
  6. Pengendali: yang merupakan kegiatan untuk mengendalikan progress maupun proses pelaksanaan aktivitas. Pengendali bisa dalam bentuk rapat pengendalian ataupun arahan/kebijakan dalam bentuk pengendalian resiko, kualitas, dan progress.
  7. Output: yang merupakan hasil akhir dari pelaksanaan kegiatan.
  8. Penyelesaian: yang merupakan penanda bahwa aktivitas sudah selesai dilaksanakan. Bentuk umum dari penyelesaian ini umumnya berupa Berita Acara Serah Terima (BAST) terhadap output hasil aktivitas project.
  9. Laporan Kegiatan: yang merupakan bentuk laporan umum yang memberikan informasi pelaksanaan kegiatan, progress dari waktu ke waktu, penyimpangan SOP yang terjadi selama pelaksanaan pekerjaan, permasalahan dan solusi yang diambil selama pelaksanaan aktivitas, dan dokumentasi foto dari pelaksanaan aktivitas.
  10. Catatan Capaian Kinerja Perorangan: sebagai pertanggung jawaban kinerja secara perorangan terhadap pelaksanaan aktivitas.
  11. Catatan Capaian Kinerja Organisasi: sebagai pertanggung jawaban kinerja secara organisasi terhadap pelaksanaan aktivitas.&(

Laporan-laporan atau dokumentasi ini akan memberikan gambaran bagaimana aktivitas proyek yang dilaksanakan memenuhi unsur akuntabilitas. Dengan bentuk laporan dan dokumentasi ini, akuntabilitas tersebut bisa dilihat secara hitam di atas putih, bukan dari penjelasan verbal, yang sering dilakukan. Dengan penyediaan dokumentasi seperti ini, konsistensi antara apa yang dilaporkan dengan apa yang benar-benar dilaksanakan di lapangan bisa terpantau.

Hal lain yang menjadi keuntungan dengan adanya bentuk pelaporan dan dokumentasi ini adalah adanya kontinuitas efek serta pembelajaran yang berkelanjutan terhadap suatu kegiatan tertentu. Dengan tercatatnya permasalahan dan solusi, pengendalian resiko, kualitas, dan progress, segala bentuk persiapan untuk kegiatan yang sama di masa yang akan datang, sudah tersedia, tanpa harus menguras tenaga, pikiran, dan waktu yang lebih banyak.

Advertisements




An Introduction to Project Management

13 03 2015

Project Management merupakan suatu kegiatan yang bertujuan untuk memastikan bahwa project yang ditangani bisa diselesaikan sesuai dengan yang diharapkan. Project Management yang baik akan mempunyai kemungkinan yang lebih besar untuk membuat suatu project berhasil dibandingkan dengan project management yang kurang teratur, apalagi yang tidak memiliki pola project management sama sekali.

Project management mempunyai beberapa aspek yang menjadi perhatian termasuk di dalamnya adalah cakupan, waktu, biaya, dan kualitas dari project yang sedang dikerjakan. Beberapa aspek lain yang bisa dikatakan sebagai aspek pendukung juga perlu mendapat perhatian yang khusus termasuk sumber daya manusia, komunikasi, resiko, dan pengadaan barang dan jasa. Untuk mengatakan bahwa suatu project sudah melalui proses project management yang bagus, ke-delapan aspek tersebut harus mendapat perhatian dan perencanaan untuk masing-masing aspek perlu untuk dilakukan secara menyeluruh.

Aspek cakupan yang merupakan aspek utama dalam pelaksanaan suatu project akan berisikan aktivitas yang perlu dilaksanakan untuk bisa menyelesaikan keseluruhan project. Untuk masing-masing aktivitas perlu untuk diset waktu yang diperlukan, biaya yang harus disediakan, dan kualitas yang akan dicapai. Ketiga aspek ini, perlu untuk diset per aktivitas yang didefinisikan sebagai bagian dari penyelesaian projek. Adapun aspek pendukung diperlukan untuk memastikan bahwa setiap aktivitas berjalan dengan baik. Mekanisme pengaturan SDM, pola komunikasi, manajemen resiko, dan pengadaan barang serta jasa, tidak perlu untuk diset per aktivitas, tetapi perlu untuk disediakan skemanya sehingga seluruh aktivitas bisa berjalan dengan lebih lancar.

Beberapa catatan yang perlu untuk mendapat perhatian dalam penentuan waktu, biaya, dan kualitas, adalah bahwa analisa mendalam perlu dilaksanakan untuk setiap aspek. Tips untuk melakukan analisa mendalam misalnya dengan mendeskripsikan setiap aktivitas dengan rinci sebelum menentukan keperluan waktu dan biaya. Sedangkan aspek kualitas perlu untuk memperhatikan output apa yang dihasilkan dalam setiap aktivitas sehingga dimensi kualitas untuk setiap output yang dikeluarkan bisa didefinisikan.

Sedangkan untuk aspek pendukung, berbagai skema perlu untuk disiapkan sehingga seluruh aspek pendukung bisa tersedia dengan optimal pada saat diperlukan.