Performance Reports of A Project Activity

21 04 2016

Dalam tulisan terdahulu, telah disampaikan bahwa aktivitas yang tercakup dalam suatu kegiatan project, harus dianalisa dengan detail dalam bentuk diskripsi yang idealnya memuat semua hal yang perlu dicakup di dalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Dalam menganalisa suatu aktivitas dan sebagai bagian dari kegiatan project management, beberapa hal perlu untuk dipersiapkan sebagai bentuk pertanggung jawaban performance dari kegiatan project tersebut. Komponen pendukung tersebut mencakup:

  1. Dasar Hukum: yang dapat berupa dasar hukum yang berlaku umum atau yang berlaku spesifik untuk suatu unit organisasi
  2. Standard Operational Procedure (SOP)/Buku Pedoman: yang merupakan panduan/pedoman cara kerja baku pelaksanaan dan penyelesaian aktivitas project.
  3. Perencanaan: yang merupakan dokumen penting untuk memberikan kerangka acuan kerja penyelesaian aktivitas baik dari sisi cakupan kerja, waktu, penanggung jawab, biaya, dan pendukung lain yang diperlukan.
  4. Proses: yang merupakan bagian dari pertanggung jawaban terhadap SOP terkait bagaimana aktivitas tersebut dilaksanakan. Masing-masing proses secara umum akan memerlukan input dan output yang umumnya memerlukan bentuk fisik sebagai bukti kerjanya.
  5. Laporan Progress: yang merupakan kegiatan yang membandingkan performance aktivitas antara perencanaan yang telah ditetapkan dan realisasi penyelesaian aktivitas.
  6. Pengendali: yang merupakan kegiatan untuk mengendalikan progress maupun proses pelaksanaan aktivitas. Pengendali bisa dalam bentuk rapat pengendalian ataupun arahan/kebijakan dalam bentuk pengendalian resiko, kualitas, dan progress.
  7. Output: yang merupakan hasil akhir dari pelaksanaan kegiatan.
  8. Penyelesaian: yang merupakan penanda bahwa aktivitas sudah selesai dilaksanakan. Bentuk umum dari penyelesaian ini umumnya berupa Berita Acara Serah Terima (BAST) terhadap output hasil aktivitas project.
  9. Laporan Kegiatan: yang merupakan bentuk laporan umum yang memberikan informasi pelaksanaan kegiatan, progress dari waktu ke waktu, penyimpangan SOP yang terjadi selama pelaksanaan pekerjaan, permasalahan dan solusi yang diambil selama pelaksanaan aktivitas, dan dokumentasi foto dari pelaksanaan aktivitas.
  10. Catatan Capaian Kinerja Perorangan: sebagai pertanggung jawaban kinerja secara perorangan terhadap pelaksanaan aktivitas.
  11. Catatan Capaian Kinerja Organisasi: sebagai pertanggung jawaban kinerja secara organisasi terhadap pelaksanaan aktivitas.&(

Laporan-laporan atau dokumentasi ini akan memberikan gambaran bagaimana aktivitas proyek yang dilaksanakan memenuhi unsur akuntabilitas. Dengan bentuk laporan dan dokumentasi ini, akuntabilitas tersebut bisa dilihat secara hitam di atas putih, bukan dari penjelasan verbal, yang sering dilakukan. Dengan penyediaan dokumentasi seperti ini, konsistensi antara apa yang dilaporkan dengan apa yang benar-benar dilaksanakan di lapangan bisa terpantau.

Hal lain yang menjadi keuntungan dengan adanya bentuk pelaporan dan dokumentasi ini adalah adanya kontinuitas efek serta pembelajaran yang berkelanjutan terhadap suatu kegiatan tertentu. Dengan tercatatnya permasalahan dan solusi, pengendalian resiko, kualitas, dan progress, segala bentuk persiapan untuk kegiatan yang sama di masa yang akan datang, sudah tersedia, tanpa harus menguras tenaga, pikiran, dan waktu yang lebih banyak.


Actions

Information

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s




%d bloggers like this: